Resultaatgerichte functiebeschrijving

BAPAS Arbeidspsychologen helpt organisaties bij het analyseren en resultaatgericht beschrijven van functies. Aansluitend vertalen wij de traditionele, veelal nog taakgerichte beschrijvingen naar hun output: Wat zijn de doelen van een functie? Welke resultaten moeten worden opgeleverd? Wat zijn de normen en met welke KPI’s wordt de voortgang gemeten? De inzet van BAPAS varieert van individuele functieaanscherping tot herinrichting of zelfs neerzetten van het functiehuis.

Startpunt naar resultaatgericht werken

Focus op output

Waar een traditionele functiebeschrijving zich richt op taken en verantwoordelijkheden, benoemt het resultaatgerichte functieprofiel de resultaten waarin de taken moeten uitmonden. Verlangde meetbare output dus in plaats van vaag omschreven input.

Modulair = flexibel

Meer en meer evolueren functies naar rollen die meebewegen met veranderende organisaties. RFB’s met een aantal modulaire resultaatgebieden voorzien daar optimaal in. Resultaatgebied toevoegen of juist toedelen aan iemand anders? Geen probleem!

Meer eigenaarschap

Omdat resultaatgericht opgestelde functies niet voorschrijven wat medewerkers moeten doen, maar welke resultaten ze moeten behalen, ontstaat een kader waarbinnen ze zélf naar deze resultaten kunnen toewerken. Eigenaarschap en eigen initiatief !

Van taken naar doelen en resultaten

Bij resultaatgerichte functiebeschrijvingen (RFB) staan niet, als in traditionele functieprofielen, taken, activiteiten en verantwoordelijkheden centraal, maar de resultaten die ze moeten opleveren. Achtereenvolgens worden resultaatgebieden en resultaatdoelstellingen benoemd met bijbehorende prestatie-indicatoren waarin doelstellingen kwantitatief en kwalitatief worden geconcretiseerd. Hóe de medewerker de resultaten bereikt, mag hij – binnen grenzen – zelf uitmaken. Het RFB benoemt wel het daartoe gewenste gedrag in de vorm van kritische competenties en hun ook meetbare gedragsindicatoren.

Onmisbare stuurinformatie op elk niveau

Scores op individuele en vervolgens samengevoegde resultaatdoelstellingen vanuit de RFB’s leveren essentiële informatie voor periodiek overleg, op elk niveau, vanaf werkvloer tot en met MT en directie. Maar alles begint met de toegevoegde waarde van het RFB aan de gesprekken tussen medewerker en manager over voortgang, planning en functioneren: alle doelstellingen en KPI’s voor de functie zijn in het RFB immers opgenomen.

Zo biedt dit HR-instrument niet alleen de informatie voor terugkijken, evalueren en beoordelen van een voorbije periode, maar ook om vooruit te kijken, na te denken over nieuwe doelen en daarover afspraken te maken. Tenslotte geeft het RFB gefundeerde richting aan de verdere professionele en persoonlijke ontwikkeling.

Voordelen resultaatgerichte functiebeschrijving voor uw organisatie

Resultaten en trends zijn tussentijds beschikbaar, waardoor vroeg en proactieve bijsturing, in plaats van achteraf en reactief
Op alle niveaus van de organisatie is stuurinformatie aanwezig
Overleg wordt concreter, acties helderder toe te delen, besluitvorming gemakkelijker
Geen ongewenste overlap in taken en verantwoordelijkheden
Organisatorische randvoorwaarden worden helder
Ook meer houvast bij werving en selectie van nieuwe medewerkers

Voordelen resultaatgerichte functiebeschrijving voor uw medewerkers

Prestaties zijn objectief duidelijk, ook voor de medewerker zelf
Houvast en transparantie in beoordelen en functioneren, met de medewerker nu meer als volwaardig gesprekspartner in de gesprekscyclus
Duidelijkheid in rolverdelingen: waar houdt de eigen verantwoordelijkheid op en begint die van een ander? Geen vaagheid of mistige afhankelijkheid
Toenemend eigenaarschap: niet de leidinggevende vraagt en dicteert, maar de medewerker zelf analyseert problemen en presenteert oplossingen
Aandacht voor resultaten gaat structureel samen met aandacht voor ontwikkeling

Hoe helpt BAPAS bij het beschrijven van functies?

Resultaatgerichte functiebeschrijvingen komen primair tot stand vanuit interview met de functiehouder(s): om de daar aanwezige kennis te achterhalen, maar ook vanwege commitment met de ‘eigen' resultaatdoelstellingen en het te bewerkstelligen eigenaarschap. Ook vragen wij de lijnmanager om input. BAPAS promoot betrokkenheid van HR bij de totstandkoming, zorgt voor kennisoverdracht opdat men de RFB’s al snel in eigen huis kan produceren en deze later ook kan onderhouden.

Wat omvat een Resultaatgerichte Functiebeschrijving?

Resultaatgebieden, doelstellingen en KPI’s
De BAPAS arbeidspsycholoog deelt de functie op in domeinen met samenhangende activiteiten, de zogenaamde resultaatgebieden. Voor een accountmanager bijvoorbeeld: Sales met Cross- en Upselling, Klantwerving & New business, Relatiebeheer, Administratie & CRM, Kennis van markt & product. Binnen elk resultaatgebied worden doelstellingen bepaald, en vervolgens meetbaar gemaakt binnen zogenaamde kritische prestatie indicatoren (KPI's).

Competenties en gedragsindicatoren
Voor elke functie worden ook 8 tot 10 competenties bepaald die écht kritisch zijn voor succes. Bij die competenties stellen we ook typerende gedragsindicatoren vast. Met deze indicatoren worden competenties en het onderliggende gedrag objectief bespreekbaar en meetbaar, dat laatste bijvoorbeeld middels 360⁰ feedback.

Spin-off: Procesanalyse

Om functies concreet en resultaatgericht te kunnen beschrijven verdiept BAPAS zich niet alleen in de functie-inhoud, maar noodzakelijkerwijs ook in de processen binnen een afdeling of een organisatie. Wie doet wat? Waarom? En wat zou dit moeten opleveren? Klanten worden, geconfronteerd met deze vragen, aangezet tot kritisch kijken naar hun processen, wat niet zelden leidt tot nieuwe ideeën en inzichten.

RFB is modulair dynamisch en toekomstbestendig

Organisaties staan zelden stil; ze veranderen, groeien, slanken af. Functies evolueren mee. De modulaire opdeling van het RFB naar resultaatgebieden is dan een groot voordeel. Verhuist ‘Marketing’ bijvoorbeeld van Algemeen Directeur naar Sales Directeur, dan kan dat resultaatgebied mét alle doelstellingen en KPI's eenvoudig toegevoegd worden aan de reeds bestaande resultaatgebieden van de ander.

Formulieren en servicedocumenten

Naast Resultaatgerichte functiebeschrijving ondersteunt BAPAS organisaties, al dan niet in het kader van prestatiemanagement, met servicedocumenten en formulieren rond de inrichting van de HR-cyclus en het georganiseerd overleg binnen de organisatie en tussen medewerkers en hun leidinggevenden.
Voor de diverse personeelsinstrumenten rond functioneren, beoordelen en ontwikkelen van medewerkers leveren wij – standaard of op maat – de formats en vastleggingsformulieren voor onder meer het functioneringsgesprek, het beoordelingsgesprek, het planningsgesprek en het persoonlijk ontwikkelplan (POP).

Meer weten over resultaatgerichte functiebeschrijvingen?

Neem contact op met drs Marten van de Braak, manager organisatieontwikkeling en assessments op 020 - 716 24 64 of via info@bapas.nl. Hij denkt graag met u mee!

Bob Koevoets

HR Manager

"Een belangrijk onderdeel van het verbeteren van de interne organisatie is een overstap van taakgericht werken naar een meer resultaatgerichte geweest. BAPAS heeft hiervoor onze functies resultaatgericht beschreven en handvatten gegeven meer doelgericht te werken.

De dienstverlening van BAPAS is zeer professioneel en prettig geweest, zowel voor de medewerkers als voor de managers. Laagdrempelig in de benadering en gesprekken, hoogwaardig in de output."

Jan Bakker

Operationeel Directeur

"Als groot-regionaal schoonmaakbedrijf willen wij dat onze medewerkers en managers meer zijn dan alleen goed geschoolde vakmensen. Regelmatig schakelen we daarom BAPAS in bij entreeselectie, bij ontwikkelassessments en bij psychologisch testen.

Als adviesbureau levert men goede prijs/prestatie. In het bijzonder komt dat naar voren bij de selectie en aanname van managers, wanneer ze via assessments nieuwe inzichten geven in een ogenschijnlijk goede kandidaat."